Documente și activități privind organizarea relațiilor de muncă

Organizarea și disciplina muncii include totalitatea activităților manageriale menite să asigure realizarea obiectivelor planificate de către angajator.
Administratorul este cel care conform art. 70 alin(1) din Legea 31/1990 poate face toate operațiunile cerute pentru aducerea la îndeplinire a obiectului de activitate al societății. De asemenea, acesta răspunde atât în fața acționarilor cât și al autorităților pentru neîndeplinirea obligațiilor sale legale.
Prin urmare informarea corectă a administratorului societății de către personalul din subordine sau de către serviciile externe la care acesta a apelat îi oferă posibilitatea de a lua decizii corecte în deplină cunoștință de cauză.

Considerăm că este important să știi:
♦ legea 53/2003 (codul muncii) dupa cum poți observa în imaginea de mai jos, nu este singura legislație de dreptul muncii de care trebuie să ții cont ca angajator.

dreptul muncii

♦ există o schemă de angajare care trebuie respectată pentru care următoarele documente sunt obligatorii de întocmit înaintea primei angajări și actualizate ulterior pe parcursul desfășurării relațiilor de muncă:
- regulamentul de organizare și funcționare cu organigrama, statul de funcții și fișa fiecărui post;
- regulamentul intern;
- alte documente și proceduri (privind medicina muncii, securitatea și sănătatea în muncă, prevenirea și stingerea incendiilor, protecția civilă, protecția datelor cu caracter personal, gestiunea deșeurilor, arhivarea documentelor, etc.);
♦ neconcordanțele dintre norma de lucru a salariatului angajat cu timp parțial și durata instruirilor la angajare privind securitatea și sănătatea în muncă și situațiile de urgență pot conduce la amenzi ITM de 10.000 lei/salariat;
♦ contractul individual de muncă se întocmește pe baza regulamentului intern și a fișei de post, nu invers, deoarece trebuie să existe o concordanță între informațiile cuprinse în aceste documente și contract;
♦ registrul de intrări-ieșiri care face parte din procedura de arhivare conform legii 16/1996 este probă în instanță în cazul unor litigii de muncă;
♦ încetarea unui contract de muncă în baza cercetării disciplinare poate fi contestată cu succes dacă persoana externă societății desemnată să conducă cercetarea (în multe cazuri acesta este contabilul cu care angajatorul are contract) nu face dovada faptului că este expert în legislația muncii, avocat sau mediator;
♦ este obligația angajatorului de formare profesională (prin cursuri interne sau prin furnizori de formare profesională) a salariatului, fiind un drept la care salariatul nu poate renunța;
♦ începerea procedurii de negociere a contractului colectiv de muncă este obligatorie pentru angajatorii care au minim 10 salariați;
♦ dosarele de personal ale salariaților se structurează fiecare pe 9 secțiuni, reprezintă probă în instanță, se cer la control și pentru foștii salariați și se păstrează timp de 75 de ani de la crearea lor.

Notă:
Legea 283/2024 a completat Legea 108/1999 privind înființarea și organizarea Inspecției Muncii astfel:
"Art. 6^1 alin. (2) Activitățile de control efectuate cu o frecvență ridicată la angajatorii care au încălcat în mod repetat legislația privind aplicarea dispozițiilor prezentei legi nu au caracter discriminatoriu și disproporționat."
Asta însemnă că în cazul în care vor fi controale ITM privind relațiile de muncă, inclusiv la sesizările salariaților/foștilor salariați, există riscul ca acestea să se desfășoare chiar și zilnic fără a mai putea fi contestate de angajator ca fiind discriminatorii și disproporționate.

Lista activităților de organizare a relațiilor de muncă Descriere
Verificarea regulamentului intern Prin această activitate verificăm peste 40 de aspecte legale bazate pe legislația muncii, care sunt obligatorii de introdus în regulament. Sunt verificate și neconcordanțele dintre regulamentul intern și contractele individuale de muncă împreuna cu fișele de post.
Verificarea procedurii de cercetare disciplinară prealabilă Prin această activitate verificăm documentele privind cercetarea disciplinară înainte ca decizia emisă de conducătorul societății să fie trimisă salariatului (înainte ca aceasta să își producă efectele).
Întocmirea regulamentului de organizare și funcționare Prin această activitate întocmim regulamentul de organizare și funcționare cu organigrama și statul de funcții și, după caz, fișele de post. De asemenea poate include și documentele privind înființarea/desființarea posturilor în baza jurisprudenței și a Codului muncii art. 65 alin.(2) "Desființarea locului de muncă trebuie să fie efectivă și să aibă o cauză reală și serioasă"
Întocmirea regulamentului intern Prin această activitate întocmim regulamentul intern al societății în baza legislației de dreptul muncii. Lipsa sau neintroducerea unor informații obligatorii în regulamentul intern se sancâionează cu amendă contravențională de la 3.000 lei la 10.000 lei conform Legii 202/2002 (aplică ITM) și între 30.000 lei și 50.000 lei conform OG 137/2000 (aplică CNCD)
Întocmirea procedurii de arhivare Prin această activitate întocmim documentele de aplicare a legii arhivelor naționale, obligatorie indiferent de numărul de salariați din societate. Nomenclatorul intern inclus în aceste documente se aplică și în legislația privind protecția datelor cu caracter personal.
Întocmirea procedurii de raportare internă și/sau desemnarea ca persoană responsabilă cu soluționarea sesizării avertizorului în interes public
avertizor în interes public - persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional		 Prin această activitate întocmim procedura de raportare internă în cadrul angajatorului. Contractual societatea noastră poate prelua responsabilitățile de persoană desemnată să soluționeze raportările primite de la avertizorii în interes public conform Legii 361/2022. Lipsa canalului de raportare stabilit prin procedura internă pentru societăți cu până în 50 de salariați dă dreptul avertizorului în interes public să se adreseze direct:
a) autorităților și instituțiilor publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență;
b) Agenției Naționale de Integritate (ANI) care la rândul ei poate transmite raportările altor autorități și instituții publice spre competentă soluționare.
Persoanele juridice de drept privat cu activități de audit, expertiză contabilă, consultanță fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă au obligația întocmirii procedurii și desemnării unei persoane responsabile cu primirea, examinarea și soluționarea raportărilor indiferent de numărul de salariați.
Întocmirea procedurii privind prevenirea și combaterea hărțuirii la locul de muncă și/sau desemnarea ca persoană responsabilă cu soluționarea plângerilor/ sesizărilor. Prin această activitate întocmim procedura privind prevenirea și combaterea hărțuirii la locul de muncă. Societatea noastră poate prelua prin contract obligația angajatorului conform HG 970/2023 de soluționare a plângerilor/sesizărilor salariaților privind hărțuirea la locul de muncă. Confidențialitatea este asigurată prin proceduri GDPR. Activitatea include și instruirea anuală a salariaților conform aceleiași hotărâri.
Întocmirea procedurii privind începerea negocierii contractului colectiv de muncă Prin această activitate întocmim documentele necesare angajatorului pentru începerea negocierii cu salariații privind contractul colectiv de muncă.
Consultanță la negocierea contractului colectiv de muncă Prin această activitate acordăm consultanță părților la negocierea și stabilirea formei finale a contractului colectiv de muncă.
Conducerea cercetării disciplinare prealabile Prin această activitate desfășurăm cercetarea disciplinară prealabilă până la faza întocmirii deciziei de sancționare/nesancționare a salariatului. Documentele întocmite sunt trecute printr-un proces de verificare al legalității înainte ca decizia să-și producă efectele.
Curs intern "Organizarea și disciplina muncii" Prin acest curs asigurăm instruirea internă a salariaților conform art. 193 si 194 din Codul muncii, în concordanță cu interesele specifice fiecărui angajator. Structura acestui curs cuprinde și obligațiile angajatorului stabilite prin HG 970/2023 - Metodologia privind prevenirea și combaterea hărțuirii pe criteriul de sex, precum și a hărțuirii morale la locul de muncă. Forma finală a cursului care se va preda salariaților se actualizează cu cerințele specifice angajatorului. Metoda de predare este online și se desfășoară în timpul programului de lucru al salariaților angajatorului.
Asistență la negocierea contractului individual de muncă și/sau la concilierea conflictelor individuale de muncă Aceasta activitate o desfășurăm în baza art. 17 pct.(6) din Codul muncii (La negocierea, încheierea sau modificarea contractului individual de muncă ori pe durata concilierii unui conflict individual de muncă, oricare dintre părți poate fi asistată de către un consultant extern specializat în legislația muncii [...]), prin prezență fizică sau online, după caz.
Notă:
1. Documentele prezentate în această pagină se intocmesc personalizat conform specificului activității fiecărei persoane juridice.
2. Activitățile privind resursele umane se prestează prin expert în legislația muncii COR 242220 și formator autorizat COR 242401.

Contactează-ne acum!
Îți putem oferi servicii adaptate structurii de personal și activității specifice societății tale!